احراز شغل چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

احراز شغل معمولا برای انتخاب بهترین فرد ممکن برای یک موقعیت شغلی انجام می‌شود

احراز شغل

در شرح شغل، خصوصیاتی همچون الزامات شغلی، وظایف، مسئولیت ها و مهارت های شغلی موردنیاز یک نیرو یا متقاضی کار در سازمان بیان میشود. به عبارت ساده تر، از شرح شغل می توان به نوع کار، وظایف، محل کار، حقوق، مسئولیت ها و… اشاره کرد که مدیر و مشاور منابع انسانی، وظیفه ی نوشتن و تهیه آنرا بر عهده دارد. درواقع شرح شغل به بیان نحوه ی انجام کار، هدف از انجام کار و محل انجام کار بطور خلاصه می پردازد.

اهمیت تناسب شخصیت فرد با سازمان توسط بسیاری از نظریه های سازمانی مورد بررسی قرار می گیرد و در جذب نیرو، چنین موضوعی بسیار مهم است. با این دیدگاه می توان به شخصیت متناسب با سازمان شما پی برد. اگر این مسأله را در شرح شغل مطرح کنید؛ قدم بزرگی در گزینش آسان تر برداشته اید. شرح شغل، محیط کاری را توصیف میکند. متقاضی باید نسبت به انجام کار به صورت انفرادی یا عضوی از یک تیم، واقف شود یا این که در انجام شغل، میزان انعطاف پذیری به چه صورت است و آیا پس از پذیرش، ناظر یا راهنمایی برای متقاضی وجود دارد یا خیر. همچنین شرکت شما نسبت به سایر محیط های کاری چه وجه تمایز شغلی دارد و دقیقا تقاضای انجام چه نوع کاری را دارید.  

اهمیت شرح شغل

در سازمان های بزرگ، استفاده از شرح شغل برای مدیریت کارمندان الزامیست. شرح شغل به دلایل زیر به تشخیص نقش و مسئولیت پذیری افراد می پردازد:

* سازمان با استفاده از شرح شغل، قادر به مدیریت یکسان نقش ها و ساختاردهی آن ها می باشد. بنابراین شرح شغل موجب افزایش کارایی و اثربخشی استخدام، اموزش و توسعه، ساختار سازمانی، گردش کار و فعالیت ها ، خدمات به مشتریان و ... میشود.

* یکی از مزایای شرح شغل، افزایش بهره وری است. کلید ایجاد انگیزه و شادی در کارکنان، شرح شغل است و کارمندان پر جنب و جوش و پر نشاط به کارکنانی می گویند که فراتر از وظایفشان عمل می کنند.

* شرح شغل برای کارمندان و مدیران، قابلیت ایجاد دیدگاه واقعی در برنامه ریزی پیشرفت شغلی و جانشین پروری را فراهم می کند.

* هر فرد حرفه ای که به شغلش علاقه ی بسیاری دارد؛ جذب یک شرح شغل، مفصل و توصیفی می شود. بنابراین سازمان با استفاده از شرح شغل، قادر به استخدام بهترین کارمند است.

* شرح شغل، موجب تعيين انتظارات کارفرما از کارمند میشود.

احراز شغل معمولا شرح جنبه‌های مختلف شغل را در بر می‌گیرد

* شرح شغل برای نامزدهای شغلی، ارائه دهنده ی نقش های معین است.

* مبنای اندازه‌گیری عملکرد شغلی با استفاده از شرح شغل، امکانپذیر است.

هدف از احراز شغل

تجزیه و تحلیل شغل با این هدف بوجود آمد که دو قسمت اساسی« شرح شغل» و« شرایط احراز شغل» را تهیه و تنظیم کند. در حقیقت اطلاعات حاصله از بررسی و مطالعه هر شغل از لحاظ نوع، متشکل از دو قسمت می باشد. یک بخش از اطلاعات درخصوص شغل، جمع آوری شده است و بخش دیگر اطلاعاتی که گرداوری شده درخصوص شاغل است. این اطلاعات برخی از موارد بعنوان یک بنیان مهم به شمار میرود که از آن ها میتوان به طراحی ساختار سازمان، بهبود مدیریت، شرایط و نحوه گزینش و استخدام، طراحی شغل، مدیریت عملکرد، اموزش، مدیریت کارراهه و ارزیابی مشاغل اشاره کرد.

شرایط احراز شغل

شرایط احراز شغل به موارد موردنیاز متصدی یک شغل می پردازد که از آن ها می توان به خصوصیات، قابلیت ها، تجربیات و مهارت ها اشاره کرد. معمولأ در زمان تدوین شرح شغل، شرایط احراز شغل را می نویسند. فرد متقاضی احراز شغلی باید دارای خصوصیاتی همچون شرایط فیزیکی، مهارت های فنی و انسانی، تحصیلات، تجربه و … باشد. کارشناسان و متخصصان منابع انسانی، شرایط احراز شغل را در هنگام استخدام فرد متقاضی میسنجند. تنظیم شرایط احراز شغل در فرآیند انتخاب افراد، نقش مهمی دارد بدین دلیل که افرادی که بیشترین شایستگی را برای تصدی آن شغل دارند؛ استخدام میشوند. در ادامه با شرایط احراز شغل اشنا شوید:

>> دوره های تخصصی

>> تحصیلات لازم

>> خصوصیات و ویژگی های لازم دیگر

>> ابتکار

>> توان تصمیم گیری

>> تجربیات لازم

>> قدرت قضاوت

>> نهارت در انتقال مفاهیم

>> مهارت های فیزیکی و جسمی

>> خصوصیات روحی و روانی

>> نیاز به استفاده بیش از اندازه از هر کدام ار حواس پنج گانه

کاربرد و اهمیت احراز شغل

کاربردهای احراز شغل به شرح زیر می باشد :

- متقاضیان در زمانی که موارد پایه و اساسی یک شغل، شرح داده شود؛ می توانند بفهمند که باتوجه به شرایط شغلی و همچنین شرایط و توانایی های خود، از عهده ی انجام آن شغل خاص بر می آیند یا خیر؛

- علاوه بر اینکه احراز شغلی به متقاضی کمک می کند، مزایایی برای گروه منابع انسانی سازمان دارد؛ به این صورت که آن ها می توانند مواردی ازجمله قابلیت ها، توانایی ها و مجموعه رفتارهای فردی و شخصی و همچنین پیش نیازهای هر پست را برای استخدام افراد در نظر بگیرند.

- احراز شغلی درخصوص مسئولیت های مرتبط با شغل، مهارت های فنی و جسمانی مطلوب و سایر موارد مشابه، اطلاعات بسیار زیادی ارائه میکند.

- تجزیه و تحلیل شغل معمولاً به تعيين خطرات موجود در کار یا نکات ایمنی در محیط کار می پردازد.

- مدیران با احراز شغل، قادر به انتخاب بهترین و متناسب ترین فرد برای هر جایگاه شغلی هستند و به طرز چشم گیری موجب افزایش شانس موفقیت سازمان و مجموعه میشوند.

احراز شغل و شرح شغل، زیر مجموعه‌های تحلیل شغل هستند

بهترین روش نوشتن شرح شغل

برای این که یک نمونه شرح شغل بنویسید باید به سراغ افرادی بروید که مهارت خاصی در آن موقعیت دارند؛ یعنی در آن حوزه حداقل دو سال سابقه کاری دارند. در این زمان ، از آن ها درخواست کنید که به صورت کامل به یادداشت وظایف و مسئولیت ها و همچنین ارتباطاتشان بپردازند. به این صورت که آن ها به کدام بخش دستور میدهند و از کدام بخش دستور می گیرند.

علاوه بر موارد مذکور، آن ها باید میزان وابستگی وظایف خود به وظایف سایر کارمندان را یادداشت کنند. سپس مدیر، موظف به خواندن نمونه شرح شغل ابتدایی است. گاهی اوقات باید نکاتی به آن اضافه شود یا بخشی از وظایفی که نوشته شده حذف شوند. بهتر است که مدیر برای نوشتن شرح شغل، یک جلسه خصوصی با مسئول هر بخش داشته باشد. از این رو جزئیات هر موقعیت شغلی و افراد مناسب برای آن موقعیت را در طول چند جلسه مصاحبه مشخص می کنند.

تفاوت شرح شغل و شرح وظایف

اکثر سازمان ها در آگهی های شغلی خود از شرح شغل در زمان استخدام کارمندان جدید استفاده می کنند. شرح شغل بطور واضح به توصیف مواردی ازجمله موقعیت کاری، نقش ها و مسئولیت های آن، مهارت های بالقوه موردنیاز و جایگاه آن در نمودار سازمان می پردازد درحالیکه شرح وظایف شغلی، دقیقتر است و به توصیف وظایف یک کارمند می پردازد تا شرح شغلی را برآورده کند. در واقع افراد با استفاده از شرح وظایف می توانند به نمای کلی از نقش ها، مسئولیت ها، حداقل الزامات موردنیاز برای آن موقعیت و یک دید کلی از حقوق و مزایا واقف شوند. باتوجه به نیازهای متغیر کارفرما، شرح وظایف می تواند تغيير کند.

مزایای احراز شغلی

مزایای احراز شغلی عبارتست از:

> مزایای شرح شغل برای انجام یک شغل خاص این است که تمام جزئیات مطلوب و موردنیاز را تعيين میکند.

> شرح شغل برای افراد واجد شرایط ، یک چارچوب و فرم کلی بوجود می آورد؛ از این رو متقاضیان براحتی برای بخش منابع انسانی سازمان انتخاب میشوند.

> شرح شغل برای تحلیل عملکرد نیروهای سازمان و ترفیع افراد لایق، یک شاخص ارزیابی قابل اتکا بوجود می آورد.

> از دیگر مزایای شرح شغل می توان به جلوگیری از هدر رفتن منابع مالی و زمانی سازمان باتوجه به شرایط اعلام شده از طریق حذف متقاضیان نامناسب و انتخاب بهترین رزومه های موجود اشاره کرد.

> شرح شغل به منظور بررسی کارمندان فعلی، یک شاخص ارزیابی برای بخش مدیریت و منابع انسانی سازمان بوجود می آورد و برای ایجاد شرایط مطلوب و افزایش بازدهی نیروهای فعلی و یا جدید، آموزش های موردنیاز را فراهم میکند.

نقاط ضعف احراز شغل

شرح شغل به حدی مزایا دارد که ضعف های آن خیلی کم به چشم می آید اما یکی از اطلاعات ضروری نیز نقطه ضعف هاست که باید برای پیشگیری، آنها را بشناسید و شرح شغلی حرفه ای بنویسید. از این رو معایب شرح شغل در ادامه آورده شده است:

- اگر یک کارمند، هیچ دخالتی در تدوین شرح شغل موقعیت خودش نداشته باشد، احتمالا به وظایفش در این شغل، معترض میشود.

- گاهی اوقات در یک سازمان، بعضی از موقعیت های شغلی باهم مشترکند و امکان مشخص کردن وظایف هر پوزیشن به شیوه ای واضح وجود ندارد. مثلا طراحی بسته بندی در بین مدیر بازاریابی و دیزاینر شرکت به عنوان یک فعالیت مشترک محسوب میشود و هرکدام از آنها وظیفه ی انجام بخشی از آن کار را دارند، بدون این که برای این کار، مرز مشخصی در نظر گرفته باشند.

- دیدگاه های مختلفی در سازمان های گوناگون، نسبت به یک موقعیت شغلی وجود دارد و به همین خاطر، شرح شغل هایی که در دو سازمان متفاوت برای یک پوزیشن مینویسند؛ با یکدیگر فرق دارد.

شرح شغل ابزاری برای استخدام است

گردآوری: بخش اشتغال سرپوش