در قرن حاضر درحالی که رشد و توسعه تکنولوژی های ارتباطی به کمال رسیده، مشاهده می شود بسیاری از شرکتهای پیشرو هنوز هم طرفدار تجمع کارکنان در یک نقطه و کارکردن با حضور فیزیکی زیر یک سقف هستند و تغيير در وضعیت کار منطبق بر امکانات پیشرفته ارتباطی را برنمی تابند. همچنین در بسياري از کشورها به دورکاری کارکنان سازمان های دولتی و موسسات خصوصی به عنوان یک ضرورت ملی توجه کافی نشده است.
درحالی که جلوگیری از صرف وقت و هزینه برای رفت وآمد های بیهوده همراه با تبعات مختلف آن از لحاظ هزینه های انرژِی و سوخت، فشار بر محیط زیست شکننده، ریسک های بهداشتی و ایمنی و امنیتی تجمعات انبوه مردم در ایستگاه های مرکزی حمل ونقل عمومی مانند مترو و اتوبوس، هزینه های مراقبت از کارکنان بیمار همراه با وقفه در انجام امور و سایر ضرر و زیان های ملی ناشی از موارد مشابه، با وجود امکانات پیشرفته ارتباطی و امکانات انجام کار مشابه برای اغلب کارکنان موسسات دولتی و خصوصی بدون نیاز به حضور فیزیکی آنان زیر یک سقف میسر است، اصرار بر حضور فیزیکی همه کارکنان در محل مرکزی موسسات مختلف نه از لحاظ صرفه اقتصادی موسسات خصوصی و نه از لحاظ هدر دادن منابع بودجه عمومی کشور در سطح اقتصاد ملی توجیهی ندارد.
توسعه امکانات تکنولوژیک دورکاری را که در آن کارکنان وظایف کاری را در محلی غیر از مکان معمول موسسه انجام می دهند امکان پذیر کرده است که به رغم محدودیت هایش، دارای مزایای فراوانی است و به طور کلی می توان این مزایا را به ۲ دسته کلی تقسیم کرد:
فواید فردی:از جمله کاهش هزینه ها و زمان رفت وآمد، بهبود فرصت های کاری، تعادل بهتر کار و زندگی، ساعتهای منعطف، ایجاد مشاغل برای معلولان سازمانی از جمله بهره وری بیشتر، کاهش هزینه های سربار، حفظ مهارت های کمیاب و افزایش خدمات مشتریان.
مزایای اجتماعی:مانند کاهش حجم ترافیک، فرصت های کار وسیع تر، امکان دسترسی به کار برای افراد با مشکلات ویژه.
تجدید حیات اقتصادی در عصر حاضر در قالب سازماندهی جدید موسسات
کلید موفقیت دورکاری، انتخاب دقیق افراد مناسب است. دورکاری، بیشتر برای افرادی مناسب است که دورنمای ارتقای شغلی آنان بسیار به توسعه مهارت های فردی وابسته است. موافقت با دورکاری، بر مبنای درخواست و علاقه و تمایل کارکنان و با در نظر گرفتن توانایی هایی مانند توانایی کار بدون سرپرست و هم کار، مهارت ارتباطی بالا، مدیریت زمان، توانایی حل مساله و سازگارپذیری صورت می پذیرد.
به طور کلی مزایای فردی دورکاری که محرک پذیرش دورکاری می شود شامل:اجتناب از رفتار سیاسی کاری ظاهری، توازن کار و خانواده، امکان اشتغال برای نیروهای معلول، مراقبت از فرزندان با استرس کمتر، انعطاف در زمان و مکان، بهبود بهره وری، افزایش روحیه، افزایش کیفیت زندگی و کار، افزایش استقلال، افزایش اوقات فراغت و رسیدگی به خانواده، افزایش رضایت شغلی، افزایش مهارت های فنی، حواس پرتی کمتر، افزایش فعالیت های اجتماعی، کاهش زمان رفت وآمد به محل کار، ذخیره مالی به واسطه عدم پرداخت بابت سوخت و پارکینگ می شود.
در بسیاری از مطالعات انجام شده نخستین برانگیزنده، کاهش تعداد و زمان رفت وآمد بود. دورکاری بیشتر برای کارکنانی که خانه آن ها از محل کارشان دور است، جذاب تر است. هرچه کارمندان از شغل فعلی خود ناراضی تر باشند، تمایل آنها به پذیرش دورکاری بیشتر می شود. بطور کلی، کارمندانی که نیاز بیشتری به نوآوری و رضایت کمتری از شغل خود دارند، تمایل بیشتری به پذیرش دورکاری دارند. اثر معناداری بین سرمایه روانشناختی و پذیرش دورکاری وجود دارد یعنی سرمایه روانشناختی تاثیر مثبت و معناداری بر پذیرش دورکاری دارد. به علت ساختاری، اثر معناداری بین خودکارآمدی و پذیرش دورکاری وجود ندارد. به این معنی که میزان تاثیرگذاری تاب آوری بر پذیرش دورکاری ناچیز است. میتوان بیان کرد خوشبینی تأثير مثبت و معناداری بر پذیرش دورکاری دارد. این به آن معناست که با افزایش یک واحد خوشبینی ، میزان پذیرش دورکاری به میزان ۲۰درصد افزایش خواهد یافت. پیشنهاد می شود کارکنان برای محاسن و معایب پذیرش دورکاری توجیه شوند و آینده شغلی آنها در صورت پذیرش دورکاری مشخص شود.
بسیاری از کارکنان موسسات دولتی، تولیدی و خدماتی می توانند با حضور چند ساعت یا چند روز در هفته برای هماهنگی های لازم در محل کار، بقیه زمان خود را در منزل یا در یک مکان خاص در نزدیک محل زندگی خود، به دور از تنش های ساعات رفت وآمد به محل کار کارهای محوله را به نحواحسن انجام دهند. به این ترتیب دولت و موسسات خصوصی از هزینه های کلان اداری به ميزان زيادي رهایی می یابند و با کارکنان کمتری انجام کارها میسر می شود و کارکنان کم تر یعنی سودآوری مؤسسه افزایش می یابد. شهرداری ها هم از صرف هزینه های کلان حمل ونقل عمومی و سایرخدمات عمومی شهری به میزان زيادي رهایی می یابند و منابع صرف بهبود وضعیت موجود می شود. دولت هم صرفه جویی های به دست آمده از بخش های بهداشت عمومی، انتظامی و.... را صرف ردیف های بودجه ای مفیدتر می کند. وقتی کارکنان روزانه بین یک تا سه ساعت وقت خود را برای رفت وآمد صرف نکنند انرژی و روحیه بهتری برای انجام امور محوله خواهند داشت و می توانند کارآیی خود را افزایش دهند. بدیهی است که کنترل کارآیی کارکنان می تواند چالش جدیدی برای مدیران باشد.
امکان دارد بعضی از مدیران موسسات علت عدم توجه خود به دورکاری را، کاهش رفتار سازمانی مثبت کارکنان مؤسسه به دلیل دور بودن از محل کار و قطع ارتباط رودررو قید کنند، این بهانه ای بیش نیست چون ارتباط رودررو با ابزار های نوین امروزه قابل دسترس است. اندازه گیری نتایج کار توسط مدیران و تفکیک کیفیت انجام امور میتواند منجر به افزایش رفتار سازمانی مثبت کارکنان مؤسسه شود. از طرف دیگر چون مدیران میتوانند با کنترل عملیات، افراد پربازده را از سایرین تشخیص بدهند بدین ترتیب اعلام عمومی و دوره ای آن باعث افزایش رفتار سازمانی مثبت و انگیزه بیشتر در بسياري از کارکنان دورکار خواهد شد.
از طرف دیگر مدیران می توانند با تعیین میزان استاندارد کار روزانه، کارکنان خود را برای استفاده از وقت آزادشان در جهت ارائه راه حل های خلاقانه آزاد بگذارند و این خود باعث رشد خلاقیت های جدید برای کارکنان خلاق و رقابت پذیر در سازمان خواهد شد و تشویق کارکنان خلاق، رفتار سازمانی مثبت کارکنان را افزایش خواهد داد. مدیران موسسات برای شرایط جدید باید آمادگی لازم را داشته باشند به ویژه اینکه باید با دید مثبت و خلاق با این شرایط جدید کاری برخورد کنند و آن را فرصت خوبی برای ارتقای سطح تکنولوژیک سازمان تلقی کنند. آن ها با ایجاد احساس امنیت شغلی برای کارکنان و در نظر گرفتن مزایای بیشتر برای دورکاران می توانند باعث ترغیب بیشتر به پذیرش دورکاری توسط کارکنان شوند.
همچنین در زمان انتخاب افراد برای پروژه دورکاری سعی شود بیشتر افرادی انتخاب شوند که از سطح بالایی از امیدواری و خوشبینی برخوردار هستند که باعث بهره وری و موفقیت دورکاران در عمل شود. ضمنا با توجه به تاثیر آموزش بر افزایش سرمایه روانشناختی پیشنهاد می شود که برای احساس رضایت شغلی بالاتر، دوره های آموزشی برای دورکاران یا افردی که تمایل به پذیرش دورکاری دارند، در نظر گرفته شود تا بهره برداری بیشتری از این کار صورت پذیرد.
در وقت گزارش گیری روزانه که حتماً باید رودررو به صورت چت و حداقل یک بار یا بیشتر در روز باشد، مدیران به نکات گزارش کارکنان با ظرافت و دقت گوش داده، خلاقیت های آنان را در اجرای کار تشخیص داده و تشویق کنند بعلاوه کسانی را که بیش از استاندارد کار انجام داده اند مورد توجه قرار بدهند و البته برای اطلاع بقیه اعلام عمومی کنند و راهنمایی های لازم و کمک به سایر کارکنان را برای رسیدن به حد استاندارد یا بالاتر مدنظر قرار دهند. تشخیص و تشویق مدیران در این رابطه نقش مهمی در ارتقای بازدهی کارکنان و البته ارتقای رفتار مثبت سازمانی خواهد داشت. ضرورت دارد حتما جلسات هماهنگی هفتگی جمعی به گونه ویدئوکنفرانس برگزار شود. کارکنان باید بطور محسوسی ببینند که مانند قبل ارتباطشان با مدیران برقرار است، مشابه قبل کارشان مورد توجه است و سایر موارد و شرایط کار مانند قبل جدی است.
لازم به یادآوری است کارفرمایان برای آن بخش از مشاغلی که با دورکاری می شود اداره کرد گزینه های مختلفی می توانند در نظر بگیرند. در گذشته غالبا برای قسمتی از امور مشابه ترجیح می دادند از طریق برون سپاری کارها به شرکتهای خدماتی به نتیجه موردنظر برسند. در مورد کارهای ساده ای مانند سرویس های رفت وآمد کارکنان یا نظافت محیط، نتایج به دست آمده به راحتی قابل قبول و دسترس بود ولی برای امور پیچیده تر موانعی مانند اهمیت حفظ اطلاعات از رقبا، اهمیت اعتماد به صحت عملیات، اهمیت رخنه و سوءاستفاده افراد فاسد، مانعی برای گسترش برون سپاری امور موسسه می شد. هر چند موسساتی بودند که با برون سپاری محدود بخشی از امور حساس را هم در محدوده ورود حجم وسیع اطلاعات یا موارد مشابه برون سپاری انجام داده اند ولی در مجموع برون سپاری به دلیل محدودیت های مختلف بطور گسترده مورد استقبال قرار نگرفته است.
با استفاده از دورکاری میتوان دور از محدودیت های برشمرده، امور حساس را هم به کارمندان مورد اطمینان مؤسسه سپرد تا با حذف هزینه های زائد موسسه کارکنان بتوانند از دور امور موسسه را با کارآیی بالاتر انجام دهند. البته ادغام خلاقانه دو روش برون سپاری و دورکاری کارکنان به شرط دقت و مهارت کافی مدیران نتیجه بهتری را میتواند عاید موسسه کند یا اینکه دو روش فوق به عنوان رقیب یکدیگر در پایین آوردن هزینه های شرکت تلاش کنند. این موضوع برای موسسات مختلف دارای جنبه های عملیاتی ویژه ای است که در هر مؤسسه باتوجه به شرایط ویژه آن باید به طور جداگانه مورد بررسی قرار گیرد و تصمیم گیری شود.َ
در عین حال که باید دورکاری را بعنوان یک الزام جدی تعالی سازمانی در قرن حاضر به رسمیت بشناسیم و بعنوان یک تجربه جدید در جست وجوی راهکار های بدیع و خلاقانه باشیم ضرورتا باید درنظر داشت که اکثر افراد در رده های مختلف سازمان از مدیر تا کارمند عادت دارند از چالش های جدید پرهیز کنند و دور بمانند، بنابراین مدیران ارشد حتما باید تشویش های همه رده های سازمان از بالا تا پایین را به رسمیت بشناسند. جلسات توجیهی کافی در این رابطه داشته باشند و از تشویق های متعدد مادی و غیرمادی در این زمینه زیاد استفاده کنند تا اطمینان حاصل شود سازمان آنها با دورکاری به اندازه کافی انطباق پیدا کرده است.
اندازه گیری موفقیت دورکاری کارکنان را میتوان با مقیاس افزایش رفتار مثبت سازمانی کارکنان و ميزان افزایش بهره وری سازمان اندازه گرفت چون این سه با هم رابطه مستقیم دارند. اگر دورکاری رضایت و وفاداری و بهره وری کارکنان را افزایش نداده باشد مدیران ارشد باید به اثر بخشی دورکاری سازمان و موفقیت آن شک کنند و حتما بازنگری اساسی را در آن به عمل آورند.
نخستین بازنگری اساسی از نقش مهم انگیزشی مدیران با انواع روش های مختلف به عنوان اساس موفقیت دورکاری باید آغاز شود در غیراین صورت مشکلات رده های پایین در لایه های متعدد پنهان خواهد ماند و بعد از اطمینان از کارآمدی تجهیزات و ابزارها و روش های مدیریت موسسه، رسیدگی به موارد مربوط به مشکلات کارکنان دقیق تر و اثربخش تر خواهد شد.
در شرایط فعلی که مخاطرات ابتلا به ویروس کرونا (corona) اقامت اجباری مردم را در خانه هایشان الزامی کرده است و معلوم نیست به این زودی تبعات آن برطرف شود این امر زمینه را برای بررسی دورکاری برای همه موسسات به طور جدی تری الزامی کرده است. برای جلوگیری از رکود همه جانبه در امور موسسات دولتی و خصوصی، دورکاری همگانی باید در موسسات دولتی و خصوصی با قید فوریت و به طور همه جانبه موردتوجه قرارگیرد. این توجه برای جلوگیری از رکود در موسسات و در پایان تاثیری که در اقتصاد ایران دارد بسیار حیاتی است و جنبه های مختلف آن از نظر قانونی باید رفع ابهام شده ابلاغ قانونی شود تا همه کارکنان و کارفرمایان بخش های دولتی، عمومی و خصوصی بدون تشویش بتوانند با خیال راحت دورکاری و هدایت امور از منزل را اجرایی کنند و دچار مشکلات جدید نشوند.
کاهش سفرهای درون شهری مردم برای امور شغلی، امور اجتماعی، اقدامات برای الزامات قانونی و دولتی و... یا رفع نیازهای خانواده مانند خرید اقلام مورد نیاز از فروشگاه های مجازی، باید نتیجه الزامی پیشرفت تکنولوژی های ارتباطی باشد.
بدیهی است که شرایط جدید مسایل و مشکلات جدیدی هم با خود بهمراه داشته باشد که ضروری است با درایت و هوشمندی و البته با تجهیزات نوین رفع شود.
چه در زمان شیوع ویروس کرونا و چه در هر زمان دیگری، یکی از موارد کلیدی دورکاری ارتباط شفاف کارکنان با مدیران است تا بدانند طرفین دقیقا چه انتظاری از هم دارند.
مهدی نظیفی
- 15
- 3
