چند توصیه برای دورکاری که باید جدی بگیرید!

تغییر پرسرعت دنیای مجازی و سرعت ارتباطات با ظهور نسل پنجم اینترنت( ۵G) طی ماه های گذشته مقدمه مناسبی برای تحول بزرگ در شکل کسب وکار های کنونی فراهم کرده بود. بسياري از کارشناسان اعتقاد داشتند با وارد شدن به سال جدید میلادی خيلي زود شاهد موج عظیمی از تغییرات در شیوه انجام کار ها خواهیم بود و احتمالا دورکاری- که این روز ها تا حدی توانسته کارایی اش در مواقع لزوم را به کارآفرینان و صاحبان کسب وکار های جدید اثبات کند، به یکی از باید های فرصت های شغلی تبدیل خواهد شد. ولی هیچ شخصی به این مسئله فکر نمی کرد که طی چند ماه این تحول با پراکنده شدن ویروس ناشناخته ای در کشور های مختلف خيلي زود به یکی از مهم ترین دغدغه های کسب وکار های گوناگون در سرتاسر جهان و حتی در کشور ما تبدیل شود

.در پی شیوع این ویروس در دنیا و ابتلای بعضی از هموطنان مان به بیماری کووید ــ ۱۹، بسياري از کسب وکار های داخل کشور که ماهیت شان با دورکاری منافاتی ندارد در فکر ایجاد سازوکاری مناسب برای فراهم کردن شرایطی هستند که در عین پويايي مجموعه کسب وکاری شان، امکان کار از خانه را برای کارکنان فراهم کنند تا ميزان تردد های شهری به حداقل ممکن برسد و احتمال ابتلا و شیوع بیشتر بیماری کاهش یابد.

 در ادامه ضمن ارائه چهار نکته کلیدی به کارآفرینان به منظور فراهم کردن شرایط موردنیاز برای تسلط بر اوضاع کنونی و مدیریت باصرفه کسب وکارشان از راه دور، پنج نکته مهم برای افزایش بهره وری هنگام دورکاری را به کارمندانی که این روز ها از خانه کار ها را پی می گیرند، بررسی می کنیم.

فضای کاری بسازید

یکی از نکاتی که میتواند بازده کاری را در هنگام دورکاری بطور چشمگیری کاهش دهد، حس راحتی بیش از حد است. در هر قسمتی از منزل که قرار است کار خود را انجام دهید باید شرایطی فراهم کنید که به شما یادآوری کند « سر کار هستید!». 

مغز زمانیکه در شرایط بسیار راحت مثل لم دادن روی مبل راحتی یا درون تخت خواب باشد این پیغام را دریافت می کند که زمان استراحت است و بطور طبیعی بدن را برای حالت آرامش و خواب آماده می کند؛ بدین ترتیب این چنین فضا هایی نمی تواند برای انجام مسؤولیت کاری مناسب باشد. تلاش کنید برای فضای کاری خود میز و صندلی راحت، ولی استاندارد با نور کافی و به دور از سر و صدا و عوامل پرش تمرکز در نظر بگیرید تا ضمن اینکه از نشستن پشت میز حس خستگی (Fatigue) نمی کنید، به مغزتان یادآور شوید که زمان هوشیاری کامل و انجام کار است. لازم نیست اتاقی را بصورت کامل به اتاق کار اختصاص دهید، گوشه ای از یک اتاق هم برای مخابره این پیام کافی است. به این ترتیب هر وقت در این گوشه اتاق قرار گرفتید یعنی سر کار هستید! فضای کاری و وسیله های موردنیاز بر حسب نوع کاری که قرار است در خانه انجام دهید قطعاً متفاوت خواهد بود. ولی در هر صورت تلاش کنید تا فضایی را به کارتان اختصاص دهید که در کنار آسانی مثل فضای کار کردن هم باشد.

برنامه ریزی و زمان بندی داشته باشید

زمانی که قرار باشد از منزل کار خود را انجام دهید، ساعت کاری به شکلی که در محیط کار حاضر می شوید نمی تواند سفت و سخت باشد. نداشتن چارچوب زمانی مشخص میتواند بهره وری روزانه شما را کاهش دهد. ولی از طرفی این نکته نوعی مزیت برای افزایش بهره وری نیز خواهد بود. داشتن برنامه روزانه و پایبندی به آن کمک زيادي می کند که بتوانید از این ویژگی برای افزایش بهره وری کاری خود استفاده کنید، ولی در کنار برنامه ریزی دقیق و ساعتی میتوانید از مزیت طلایی نداشتن ساعت کاری مشخص در هنگام دورکاری برخوردار شوید؛ گرچه بدن بسياري از اشخاص در آغاز صبح برای آغاز فعالیت های روزانه بيش ترین سطح آمادگی را دارد، ولی اشخاص متعددی نیز هستند که ساعت بدنشان به صورتی است که با شروع شب مغزشان فعال تر و آماده تر خواهد بود. ویژگی زمان بندی منعطف هنگام دورکاری این امکان را برایتان فراهم می کند که برنامه ریزی روزانه خود را مطابق با ساعت بدنتان تنظیم کنید و به این ترتیب بيش ترین کارایی را داشته باشید.

زمانی را به استراحت های کوتاه اختصاص دهید

بعضی وقت ها دورکاری باعث می شود اشخاص در فضای کاری خود غرق شوند و متوجه گذر زمان نشوند. بعضی از اشخاص حتی خیال می کنند با یکسره نشستن پشت رایانه بهره وری بیشتری خواهند داشت. این در حالیست که مغز برای ادامه فعالیت های خود به استراحت های کوتاه مدت با فواصل زمانی مشخص احتیاج دارد. زمانیکه در محیط کار حضور داشتید این وقفه ها به بهانه های مختلف مثل نوشیدن چای با همکارتان یا صحبت در مورد موضوعات غیرکاری و... فراهم می شد. پس اینک نیز باید این وقفه ها را ایجاد کنید .البته به معنی این نیست که با فواصل کوتاه مدام کار خود را رها کنید و به خودتان استراحت بدهید، زیرا تکرر رها کردن کار از تمرکز و در پی آن کارایی تان خواهد کاست؛ بدین ترتیب بصورت منطقی در فواصل مشخصی به ذهن و جسمتان استراحت بدهید تا ضمن حفظ سلامت کارایی مغز خود را نیز افزایش دهید. همینطور در طول روز میزان ساعت مشخصی را مشابه ساعت حضور در محیط کارتان بکار اختصاص دهید و از جنبه های دیگر زندگی غافل نشوید.

با اعضای تیم کاری حرف بزنید 

گرچه نوشتار در فضای مجازی این امکان را برایتان فراهم می کند که نکات موردنیاز را با همکارانتان در میان بگذارید، ولی هیچ چیز نمی تواند جایگزین حرف زدن و ارتباط مستقیم شود. در حین دورکاری امکان ارتباط رودررو فراهم نیست، ولی سعی کنید برنامه ای برای ارتباط صوتی یا ترجیحا تصویری با اعضای تیم کاری خود در طول روز داشته باشید و از این طریق نکات موردنیاز را در مورد پیشرفت طرح یا مشکلات احتمالی در میان بگذارید.

ارتباط مستقیم علاوه بر فراهم کردن شرایط لازم برای تبادل اطلاعات، احساس انگیزشی بیشتری را برای پیشبرد اهداف کاری میان شما و همکارانتان ایجاد خواهد کرد. تلاش کنید در این روز ها از پیشرفت های چشم‌گیر دنیای فناوری اطلاعات و ارتباطات غافل نشوید.

عوامل حواس پرتی را دور کنید

یکی از مشکلاتی که امکان دارد بسياري از کارمندانی را که بکار در فضای کار عادت کرده اند در هنگام دورکاری های موقت با آن روبرو شوند، نداشتن تمرکز کافی است. زمانیکه در محیط منزل درگیر کار هستید عوامل متعددی میتواند باعث پرش حواس و به هم ریختن ذهنتان شود. به خصوص که دیگر اعضای خانواده به خصوص کودکان نیز معمولاً نمی توانند با این مسئله کنار بیایند که در منزل باشید، ولی با آنها در تعامل نباشید یا بعضی مسؤولیت های خانه را انجام ندهید.

برای غلبه بر این موضوع باید بتوانید عواملی را که موجب از بین رفتن تمرکزتان می شود از خودتان دور کنید. کتاب یا بازی فکری یا هر چیز دیگری که ممکن است ذهنتان را قلقلک دهد روی میز کار یا نزدیک فضای کارتان قرار ندهید. ساعت کاری خود را همان گونه که اشاره شد مشخص کنید، به آن پایبند باشد و از اعضای خانواده نیز بخواهید در آن ساعات با شما کاری نداشته باشند و دقیقا احساس کنند سر کار هستید.

چه طور کسب و کارم را طی بحران « فعال» نگه دارم؟

برای شرایط بحرانی آماده شوید

درصورتی که در کسب وکارتان تا به حال امکان استفاده از شرایط کاری منعطف و دورکاری را برای کارکنان تان فراهم نکرده اید، شاید وقت آن رسیده که سازوکار این شیوه را در کسب وکارتان تعبیه کنید. به خصوص باتوجه به اینکه در یک سال گذشته شاهد آن بودیم که بلایای طبیعی و بیماری های گوناگون میتواند بسیار افسارگسیخته تر از سال های قبل شرایط زندگی انسانها را در سطوح بسیار گسترده در طی چند ساعت به کلی متحول کند. شاید بد نباشد از شرایط پیش آمده قبل از آن که به بحران عظیمی مثل بحران کنونی اقتصاد کشور چین وارد شویم، برای تمرین این تحول استفاده کنید و شرایط لازم را برای انعطاف پذیرشدن فضای کسب وکارتان متناسب با هر آنچه در آینده ممکن است پیش بیاید، فراهم کنید.برای کارمندان تان در صورتی که مسؤولیت و حجم کاری شان به نحوی است که میتوانند کارشان را از منزل نیز انجام دهند، شرایطی فراهم کنید که دورکار شوند. این امر کمک خواهد کرد که دید مناسبی برای زمانیکه امکان دارد شرایطی بحرانی پیش بیاید و چاره ای جزء دورکاری وجود نداشته باشد، بدست آورید. در اینصورت میتوانید مشکلات یا ضعف هایی که برای چنین شرایطی در کسب وکارتان وجود دارد را شناسایی و تقویت کنید. با این تجربه، توانایی برنامه ریزی و آمادگی لازم را برای ادامه فعالیت کسب وکارتان در هر شرایط پیش بینی نشده ای بدست خواهید آورد.

هدفگذاری کنید

شرایطی که در آن چاره ای به غیر دورکاری تمام اشخاص یک مجموعه وجود نداشته باشد، قطعاً شرایط آسانی نخواهد بود. قطعاً در این چنین شرایطی وجود نگرانی، عدم تمرکز و مشغولیت های ذهنی غیرکاری در فضای کسب وکار نیز اجتناب ناپذیر است. هدفگذاری قاطعانه در این زمان میتواند نیرو محرکه خوبی برای به حداقل رساندن حواس پرتی ها، نگرانی ها و نداشتن تمرکز در اعضای یک مجموعه و حرکت مستقیم به سمت جلو باشد. البته باید به این نکته توجه داشته باشید که در چنین شرایطی که حضور فیزیکی کارکنان در داخل مجموعه فراهم نیست نحوه سياست گذاري ها و تعیین اهداف برای پیشبرد مجموعه با شرایط عادی متفاوت خواهد بود. سعی کنید با بررسی اولویت های کاری مجموعه خود، تمرکز کاری را بر مواردی معطوف کنید که به نتیجه رساندن شان در شرایط دورکاری مهیاتر باشد. در واقع متناسب با شرایط، مسیر حرکت مجموعه را طوری راهبری کنید که با وجود دورکاری کسب وکارتان با حداکثر کارایی به فعالیتش ادامه دهد و حس رخوت و رکود در میان پرسنل تان وارد نشود.

از ابزار های مناسب استفاده کنید

از مهم ترین فواید پیشرفت فن آوری بوجود آمدن راه‌های ارتباطی مختلف و ایجاد دسترسی آسان میان افرادی است که در یک مجموعه در کنار هم حضور فیزیکی ندارند. ابزار های ارتباطی نظیر پیام رسان هایی که حتی توانایی ارتباط تصویری همزمان اعضای یک تیم کاری را از نقاط مختلف فراهم می کند میتوانند در این چنین شرایطی اعضای تیم کاری را دردسترس یکدیگر قرار دهد. هرچند قطعاً ارتباط تصویری نمی تواند بصورت کامل کیفیت یک جلسه حضوری رو در رو را فراهم کند، ولی میتواند ابزار مناسبی برای سهولت بیشتر ادامه کار تیمی از منزل باشد.

به عنوان راهبر یک مجموعه، علاوه بر نحوه مدیریت ادامه کار خارج محل کار باید به فکر فراهم بودن ابزار های موردنیاز برای کار در منزل برای کارکنان تان نیز باشید. قبل از رسیدن به بحران به این جمع بندی برسید که قرار است شما ابزار های لازم برای کار مجازی مثل رایانه شخصی یا گوشی هوشمند فراهم کنید یا قرار است هر شخصی از داشته های خودش در این مدت استفاده کند؟ آیا تمامی به تجهیزات لازم و اینترنت (Internet) پرسرعت دسترسی دارند؟ بدین ترتیب متناسب با کار هایی که قرار است از خانه انجام شود، به روش ارتباطی موردنیاز و در صورت لزوم ابزار های لازم برای انجام کار از دور نیز فکر کرده و تدبیر لازم را اتخاذ کنید.

به اشخاص اعتماد کنید

مهم ترین نکته که در نهایت بعد از همه تدابیر، تصمیم گیری ها و آماده سازی شرایط برای به کارگیری روش دور کاری به آن نیاز خواهید داشت این است که بتوانید به کارمندان تان اطمینان کافی داشته باشید. هرچقدر که برنامه ریزی دقیق و ابزار های بررسی عملکرد گوناگون را به کار بگیرید، همچنان ماهیت دورکاری به صورتی است که نمی توان نظارت کاملی بر فرد دورکار اعمال کرد. زیرا نمی توانید بصورت لحظه به لحظه باخبر باشید که هر یک از کارمندان تان مشغول چه کاری هستند. ولی این ویژگی خیلی هم بد نیست. دورکاری در شرایط بحرانی این امکان را برایتان فراهم می کند که اگر از آن دست مدیران کنترل گری هستید که لحظه به لحظه کارمندان را زیر ذره بین می گیرند، این عادت مخرب را از خود دور کنید.در طول این زمان هر لحظه از این موضوع که نمی دانید الان کارمندان تان مشغول کارشان هستند یا نه چنانچه حس عصبانیت و آشفتگی داشتید، نفس عمیق بکشید. به خودتان یادآوری کنید زمانی که هر یک از این افراد را استخدام می کردید توانایی و توانمندی ویژه ای را در آن ها دیده بودید. اکنون زمان باور آن توانمندی ها و فرصت پر و بال دادن به اعضای تیم کاری تان است تا بتوانند شایستگی خود را به بهترین شکل بروز دهند.